Getting Things Done – Alles über die sehr beliebte Produktivitätsmethode

Die Produktivitätsmethode “Getting Things Done” (GTD) erfreut sich seit ihrer Einführung einer immensen Beliebtheit bei Personen jeder Berufsgruppe. Entwickelt von David Allen, ist GTD zu einem wertvollen Werkzeug für jeden geworden, der seine Aufgaben effizient und konzentriert erledigen möchte. In diesem Artikel werden wir uns eingehend mit der GTD-Methode befassen und ihre Kernprinzipien sowie Anwendungen untersuchen. Werfen wir also einen Blick darauf, wie GTD Ihnen helfen kann, organisiert zu sein und produktiv zu bleiben.

Getting Things Done (GTD) – Definition

GTD – Definition

Die Getting Things Done-Methode, auch bekannt als GTD, ist eine äußerst beliebte Produktivitätsmethode, die von David Allen entwickelt wurde. Sie basiert auf dem Konzept der effektiven Organisation und Verwaltung von Aufgaben, um eine maximale Effizienz bei der Arbeit zu erreichen. Das Hauptziel von GTD ist es, den Nutzer dabei zu unterstützen, seine Gedanken zu klären, Prioritäten zu setzen und einen klaren Plan zu haben, wie Aufgaben erfolgreich erledigt werden können.

Die fünf Schritte der GTD-Methode

1. Sammeln: Das erste Element der GTD-Methode ist das Sammeln. Hierbei werden alle Aufgaben, Gedanken und Ideen in einem externen System erfasst, um den Kopf frei zu haben und nichts zu vergessen.
2. Verarbeiten: Nach dem Sammeln müssen die gesammelten Informationen verarbeitet werden. Das bedeutet, dass jede einzelne Aufgabe, Gedanke oder Idee geprüft und entschieden wird, ob sie weiterverfolgt werden soll oder nicht. Falls eine Entscheidung getroffen wurde, wird die Aufgabe entweder delegiert, verschoben oder sofort erledigt.
3. Organisieren: Der dritte Schritt der GTD-Methode ist das Organisieren. Nachdem alle Informationen verarbeitet wurden, werden sie in ein System eingeordnet. Dieses System sollte individuell angepasst sein und die Aufgaben je nach Priorität, Kontext oder Zeitplanung organisieren.
4. Durchsehen: Regelmäßiges Durchsehen der gesammelten Aufgaben ist essentiell, um den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle wichtigen Aufgaben erledigt werden. Dabei sollten Aufgaben aktualisiert, neu organisiert und Prioritäten angepasst werden.
5. Erledigen: Der letzte Schritt der GTD-Methode ist das Erledigen der Aufgaben. Hierbei wird der Fokus auf die konkrete Umsetzung gelegt. Es ist wichtig, Prioritäten zu setzen und die Aufgaben nach und nach abzuarbeiten, um die Produktivität zu steigern.

Schritt 1: Erfassen Sie alle Aufgaben

• Beginnen Sie damit, alle Ihre Aufgaben und Verpflichtungen aufzuschreiben.
• Notieren Sie sich jede einzelne Aufgabe, egal wie klein oder groß sie ist.
• Dokumentieren Sie auch alle zukünftigen Termine und wichtigen Fristen.
• Machen Sie eine Liste aller Projekte, an denen Sie gerade arbeiten.
• Erfassen Sie auch alle Ideen und möglichen zukünftigen Aufgaben, damit Sie sie nicht vergessen.
• Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass Sie nichts übersehen haben.

Schritt 2: Entscheiden Sie, was zu tun ist

• Überprüfen Sie Ihre gesamte Aufgabenliste und priorisieren Sie die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit.
• Stellen Sie sicher, dass Sie klare und spezifische Ziele für jede Aufgabe haben, um eine klare Orientierung zu haben.
• Entscheiden Sie sich bewusst dafür, welche Aufgaben Sie selbst erledigen können und welche Sie delegieren sollten.
• Berücksichtigen Sie dabei Ihre eigenen Fähigkeiten und Kenntnisse sowie die Ressourcen und Zuständigkeiten in Ihrem Team.
• Ordnen Sie jeder Aufgabe einen konkreten Termin oder eine Deadline zu, um den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
• Arbeiten Sie in kleinen, überschaubaren Schritten, um die Aufgaben in handhabbare Teile zu zerlegen und ein Gefühl des Fortschritts und der Erfüllung zu erzeugen.
• Halten Sie den Überblick über Ihre Entscheidungen und Aktivitäten, indem Sie ein zentralisiertes System zur Aufgabenverwaltung verwenden.
• Dies ermöglicht es Ihnen, die Aufgabenliste zu aktualisieren, Prioritäten anzupassen und Ihre Produktivität zu steigern.

Schritt 3: Organisieren Sie Ihre Aufgabenliste

Nachdem Sie Ihre Aufgaben gesammelt haben, ist es Zeit, diese zu organisieren, um einen klaren Überblick zu erhalten und Prioritäten zu setzen. Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre Aufgabenliste organisieren können:

1. Kategorisieren Sie Ihre Aufgaben: Gruppieren Sie ähnliche Aufgaben zusammen, wie z. B. E-Mails beantworten, Telefonanrufe tätigen oder Besorgungen erledigen.
2. Prioritäten setzen: Überlegen Sie sich, welche Aufgaben dringend sind und welche Aufgaben weniger dringend sind. Setzen Sie Prioritäten, um sicherzustellen, dass Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen.
3. Deadline festlegen: Legen Sie für jede Aufgabe eine Deadline fest, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig erledigt wird. Verwenden Sie dafür Kalender oder Notizbuch, um den Überblick zu behalten.
4. Delegieren oder outsourcen: Wenn möglich, überlegen Sie, ob Sie einige Aufgaben delegieren oder auslagern können, um Ihre Arbeitsbelastung zu reduzieren.
5. Tägliche Aufgabenlisten erstellen: Erstellen Sie jeden Tag eine Aufgabenliste mit den wichtigsten Aufgaben, die Sie an diesem Tag erledigen möchten. Das hilft Ihnen, fokussiert zu bleiben und Ihre Produktivität zu steigern.

Schritt 4: Erledigen Sie Ihre Aufgaben konsequent

Hören Sie auf, Ihre Aufgaben aufzuschieben

Die Methode “Getting Things Done” ermutigt dazu, Aufgaben konsequent anzugehen und nicht aufzuschieben. Durch das rechtzeitige Erledigen Ihrer Aufgaben können Sie effektivere und effizientere Arbeitsgewohnheiten entwickeln. Indem Sie sich daran gewöhnen, Aufgaben sofort zu erledigen, können Sie vermeiden, dass sie sich ansammeln und überwältigend werden.

Erstellen Sie eine Prioritätenliste

Um Ihre Aufgaben konsequent zu erledigen, ist es wichtig, eine Prioritätenliste zu erstellen. Identifizieren Sie die wichtigsten und dringendsten Aufgaben und stellen Sie sicher, dass Sie ihnen Ihre volle Aufmerksamkeit widmen. Verwenden Sie Hilfsmittel wie To-Do-Listen oder Kalender, um Ihre Aufgaben zu organisieren und Ihre Zeit effektiv zu nutzen.

Vermeiden Sie Ablenkungen und bleiben Sie fokussiert

Um Ihre Aufgaben konsequent zu erledigen, müssen Sie Ablenkungen minimieren und sich auf eine Aufgabe konzentrieren. Schalten Sie Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon oder Computer aus und schaffen Sie eine ruhige Arbeitsumgebung. Nehmen Sie sich regelmäßige Pausen, um Ihre Konzentration aufrechtzuerhalten und Erschöpfung zu vermeiden. Bleiben Sie fokussiert und lassen Sie sich nicht von unwichtigen oder weniger dringenden Aufgaben ablenken.

Schritt 5: Überprüfen und Aktualisieren Sie regelmäßig

• Überprüfen Sie Ihre Aufgaben und Projekte regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie immer noch relevant sind und Priorität haben.
• Aktualisieren Sie Ihre Listen und Pläne, wenn sich Ihre Ziele oder Bedürfnisse ändern.
• Verbringen Sie regelmäßig Zeit damit, Ihr System zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles organisiert ist.
• Nutzen Sie die regelmäßige Überprüfung, um Aufgaben zu delegieren oder zu löschen, die nicht mehr wichtig sind.
• Halten Sie Ihre Listen auf dem aktuellen Stand, um sicherzustellen, dass Sie immer wissen, was als nächstes zu erledigen ist.
• Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit für regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen einplanen, um ein effektives und effizientes Arbeitsmanagement zu gewährleisten.

GTD für die persönliche und berufliche Weiterentwicklung

Persönliche Weiterentwicklung durch GTD

Die “Getting Things Done” Methode ist nicht nur für die berufliche Weiterentwicklung, sondern auch für die persönliche Entwicklung sehr nützlich. Indem Sie Ihre Aufgaben und Projekte organisieren und Ihre Gedanken erfassen, können Sie besser planen und Prioritäten setzen. Dies ermöglicht es Ihnen, effizienter zu arbeiten und sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

Berufliche Weiterentwicklung durch GTD

GTD kann auch dabei helfen, Ihre berufliche Weiterentwicklung zu fördern. Indem Sie Ihre Aufgaben und Projekte klar definieren und organisieren, können Sie besser überwachen, welche Fortschritte Sie machen und welche Ziele Sie erreichen möchten. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Karriereziele effektiv zu planen und zu verfolgen.

Vorteile von GTD für die persönliche und berufliche Weiterentwicklung

• Effizientes Zeitmanagement: GTD unterstützt Sie dabei, Ihre Zeit effizient zu nutzen und Ihre Aufgaben und Projekte so zu organisieren, dass Sie produktiver und fokussierter arbeiten können.
• Stressabbau: Indem Sie Ihre Aufgaben und Gedanken in einer zuverlässigen Systematik erfassen und organisieren, reduzieren Sie Stress und Überlastung.
• Verbesserte Produktivität: GTD ermöglicht es Ihnen, all Ihre Aufgaben im Blick zu behalten und gezielt Prioritäten zu setzen, wodurch Sie produktiver und effektiver arbeiten können.
• Klare Zielsetzung: Durch die klare Definition und Organisation Ihrer Aufgaben und Projekte hilft Ihnen GTD dabei, Ihre beruflichen und persönlichen Ziele zu identifizieren und sie effektiv zu verfolgen.

Wie man effektive Listen erstellt und verwaltet

Listen sind ein entscheidender Bestandteil der Produktivitätsmethode “Getting Things Done” und dienen dazu, unsere Aufgaben zu organisieren und zu verfolgen. Hier sind einige Tipps, um effektive Listen zu erstellen und zu verwalten:

1. Kategorisieren Sie Ihre Aufgaben: Teilen Sie Ihre Aufgaben in verschiedene Kategorien ein, wie z. B. Arbeit, persönlich, Einkaufsliste usw. Dies hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten und Ihre Prioritäten zu setzen.
2. Verwenden Sie klare und spezifische Beschreibungen: Statt allgemeine Aufgaben wie “E-Mail beantworten” aufzuschreiben, sollten Sie spezifische Aufgaben formulieren wie “E-Mail an Kunden XY beantworten”. Dies ermöglicht es Ihnen, gezielter vorzugehen und die Aufgabe schneller abzuschließen.
3. Halten Sie Ihre Listen regelmäßig aktualisiert: Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, um Ihre Listen zu überprüfen und zu aktualisieren. Markieren Sie erledigte Aufgaben und entfernen Sie abgeschlossene Projekte, um den Überblick zu behalten und Platz für neue Aufgaben zu schaffen.
4. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben: Ordnen Sie Ihren Aufgaben eine Priorität zu, um zu wissen, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen. Verwenden Sie Labels oder Farbcodes, um Ihre Prioritäten deutlicher zu kennzeichnen.
5. Teilen Sie Ihre Listen mit anderen: Wenn Sie in einem Team arbeiten, können Sie Ihre Listen mit Ihren Kollegen teilen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. Verwenden Sie Tools wie Trello oder Asana, um Aufgaben zu delegieren und den Fortschritt im Auge zu behalten.

Die Bedeutung von Inbox Zero in GTD

Inbox Zero ist ein zentraler Bestandteil der “Getting Things Done” – Methode zur Produktivitätssteigerung. Es bezieht sich auf den Zustand, in dem die Eingangs-Mailbox oder To-Do-Liste leer ist. Dieser Zustand ermöglicht es Ihnen, den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten und sich auf die Priorisierung und Erledigung der wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.

Indem Sie regelmäßig Ihre Inbox leeren und alle eingehenden E-Mails oder Aufgaben in entsprechende Kategorien sortieren, vermeiden Sie ein Gefühl der Überlastung und reduzieren die Ablenkungen. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihr Ziel effektiver zu verfolgen und Ihre Aufgaben nach Priorität zu organisieren. Inbox Zero stellt sicher, dass Sie in der Lage sind, Ihre Aufgaben zu verwalten und Ihren Fortschritt kontinuierlich zu verfolgen.

Vorteile von Inbox Zero in GTD:

• Erhöhte Produktivität: Durch das regelmäßige Leeren Ihrer Inbox können Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren und Ihre Produktivität steigern.
• Reduzierter Stress: Ein leerer Posteingang verringert das Gefühl der Überlastung und hilft Ihnen, Stress abzubauen.
• Effizienz: Durch die Kategorisierung und Organisation Ihrer E-Mails oder Aufgaben können Sie schneller darauf zugreifen und sie schneller erledigen.

Tipps zur Umsetzung von GTD im Alltag

Geben Sie sich selbst klare Prioritäten.

• Setzen Sie sich realistische Ziele und Prioritäten für den Tag, um Ihre Arbeit zu organisieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
• Machen Sie eine Liste Ihrer Aufgaben und priorisieren Sie sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.
• Beginnen Sie mit den wichtigsten Aufgaben und arbeiten Sie sich dann nach unten vor, um ein Gefühl der Produktivität und Erfüllung zu schaffen.
• Vermeiden Sie Multitasking und konzentrieren Sie sich stattdessen auf eine Aufgabe nach der anderen, um effektiver zu arbeiten und Ablenkungen zu minimieren.

Schaffen Sie eine klare Struktur in Ihrem Alltag.

• Haben Sie einen festen Zeitplan für Ihre täglichen Aufgaben und Aktivitäten, um Ihren Tag zu organisieren.
• Nutzen Sie Technologien und Tools wie Kalender und To-Do-Listen, um Ihre Aufgaben zu verwalten und an Deadlines zu erinnern.
• Schaffen Sie auch physische Ordnung in Ihrem Arbeitsbereich, um Ablenkungen zu minimieren und effizienter arbeiten zu können.
• Planen Sie regelmäßige Pausen, um Energie aufzutanken und Burnout vorzubeugen.

Bleiben Sie flexibel und passen Sie Ihre Strategien an Ihre Bedürfnisse an.

• Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Prioritäten und Ziele, um sicherzustellen, dass sie noch relevant sind und Ihren aktuellen Bedürfnissen entsprechen.
• Passen Sie Ihre Arbeitsweise an, wenn bestimmte Methoden oder Tools nicht für Sie funktionieren.
• Bleiben Sie stets offen für neue Ansätze und experimentieren Sie mit verschiedenen Techniken, um die für Sie am besten geeignete Arbeitsweise zu finden.
• Geben Sie nicht auf, wenn Sie Rückschläge erleben, sondern nutzen Sie sie als Lernerfahrungen und sehen Sie sie als Chance zur Weiterentwicklung.